Recopilar
Es fundamental acostumbrarse a utilizar una Bandeja de Entrada para capturar todo lo que va surgiendo día a día: deberes, tareas, trabajos en grupo, eventos deportivos, hacer la colada, libros a leer… Un libreta para anotar cosas en cualquier sitio y una bandeja física para papeles, apuntes y documentos son suficientes para empezar. Ya revisarás estas cosas más tarde. De momento, el objetivo es recopilarlo todo.
Piensa que añadir sólo la fecha de presentación de un trabajo o la de un examen a un calendario es una invitación a la procrastinación, a no hacer nada hasta que esa fecha esté tan cerca que tendrás que pasar tres noches sin apenas dormir para poder cumplir.
Procesar
Procesa tu Bandeja de Entrada al menos una vez al día. Define un proyecto para todo aquello que requiera más de una acción—como estudiar para un exámen o hacer un trabajo—. Si algo tiene una fecha límite, añade el recordatorio correspondiente a la Agenda, pero define también una primera próxima acción para hacer cuanto antes.
Define acciones muy específicas. La acción «Estudiar para un examen» también invita a procrastinar, porque es genérica. Puedes descomponerla, por ejemplo, en «Reviasr los apuntes», «Repasar las clases», «Resumir la unidad 1″…. etc. Así tendrás una visión más clara del alcance del proyecto y podrás empezar a afrontarlo con tiempo suficiente.
Tendrás un buen número de actividades de carácter periódico, del tipo «Clases de programación los martes a las 18:00». Busca un sistema que te permita definir este tipo de tareas en tu Agenda de forma sencilla y automatizada.
Organizar
Una buena organización te permitirá finalizar más tareas en menos tiempo y ser más productivo. Asigna a cada acción el contexto en que debe realizarse: clase, casa, biblioteca, laboratorio, ordenador… Puedes usar una hoja de papel para cada contexto, en la que vas anotando las acciones correspondientes.
Clasifica todo el material de referencia correctamente, por cursos, asignaturas y temarios. Organízalo físicamente en carpetas que puedas reconocer al instante, y tener a mano en el momento en que las necesites.
Revisar
Revisar todo el sistema con la frecuencia adecuada es otro hábito fundamental para que esto funcione. Debes revisar cada día todas las tareas inevitables, que son las que están en tu Agenda.
Un vez a la semana—el Domingo es el día perfecto—revisa tu Agenda para los próximos días y comprueba cómo va cada uno de tus proyectos abiertos. Añade nuevas acciones a la lista de Próximas Acciones si es necesario y define fechas límite de compromiso personal para las acciones de los proyectos que se te estén yendo de las manos.
Hacer
Cada día debes centrarte primero en las acciones obligatorias de la Agenda. El resto del tiempo, coge la lista de acciones que deben hacerse en el contexto en que te encuentras y escoge entre ellas la que te parece más importante en ese momento.